7 tips voor het opzetten van een professionele autoregeling

Rijden verschillende medewerkers een zakelijke leaseauto? Dan is het belangrijk om de rechten en plichten van een werknemer vast te leggen in een autoregeling.

Waarom een autoregeling?

Met een autoregeling wordt volledig en eenduidig beschreven hoe er wordt omgegaan met zakelijke leaseauto’s. Daarnaast stelt het u in staat om het gebruikersgedrag positief te beïnvloeden, grip te houden op kosten en risico’s te beperken. Het kost even tijd, maar daarna plukt u er de voordelen van.

In 7 stappen uw autoregeling opzetten

1. Bepaal de leasenorm

Net als er bij organisaties gewerkt wordt met een CAO en loonschalen kunnen leaseauto’s ook worden ingeschaald. Per schaal raden wij aan om te werken met een ‘norm’. Op die manier krijgen medewerkers een richtlijn mee om te informeren naar een zakelijke leaseauto binnen een bepaald budget.

Wat bedoelen wij met een ‘norm’ en waarom is het belangrijk om dit vast te stellen?
Een zakelijke leaseprijs wordt berekend aan de hand van het aantal kilometers op jaarbasis en de contractduur. Door hiervoor een norm vast te stellen wordt er altijd met een gelijke maat gemeten.

Aan de hand van een voorbeeld leggen we dit uit:
Harry en Anna zijn beide accountmanagers, ze hebben dezelfde functie en hetzelfde loon. Ze mogen beiden een zakelijke leaseauto uitzoeken. Harry rijdt op jaarbasis 30.000 km en Anna 50.000 km. Wanneer er vanuit een organisatie alleen een leasebedrag per maand wordt meegegeven, betekent dit in de praktijk dat Harry een luxere auto kan rijden, omdat hij minder kilometers rijdt dan Anna.

Om dit te voorkomen raden we u aan om te werken met een leasenorm, hierin bepaal je het aantal kilometers op jaarbasis en de contractduur, bijvoorbeeld 35.000 km per jaar en 48 maanden. Op die manier kunnen werknemers zich oriënteren op een leaseauto die binnen de norm valt. Zo ontstaat er geen scheefgroei in welke auto’s er worden gereden, en wordt er vervolgens op basis van de persoonlijke situatie de werkelijke leaseprijs berekend.

2. Maak een indeling van functies en bijbehorende auto’s

Stel per schaal vast welke leasenorm er wordt gehanteerd, maar ook hoe uw organisatie omgaat met accessoires uitzoeken, wie de auto naast de medewerker mag rijden, hoe uw organisatie omgaat met bijtelling, maar ook met bijvoorbeeld vervangend vervoer.

3. Stel een maximum aantal privékilometers vast op basis van het gebruik van de auto

Een zakelijke leaseauto mag in principe ook voor privédoeleinden worden gebruikt. Hierbij geldt dat een leaserijder tot 500 km per jaar onbelast privé mag rijden. Rijdt hij meer dan moet daar belasting over betaald worden. Leg in de autoregeling een maximaal aantal kilometers voor privégebruik vast. Het landelijke gemiddelde is 8.500 km per jaar.

4. Leg afspraken over gebruik vast

Als organisatie zijn leaseauto’s vaak ook een visitekaartje. Leg in de autoregeling vast hoe u wil dat medewerkers met de auto’s omgaan. Denk aan het schoonhouden van de auto, omgaan met reparaties, bandenwisselingen etc. Door uw wagenpark goed te onderhouden komt u achteraf niet voor verrassingen te staan. Leg ook vast hoe er met eventuele schade of boetes wordt omgegaan die niet vergoed wordt door de leasemaatschappij of uw organisatie.

5. Leg vast hoe er met de leaseauto wordt omgegaan bij gebruik in het buitenland

Wordt de leaseauto ook in het buitenland gereden? Leg vast hoe er wordt omgegaan met brandstofkosten.

6. Leg vast wat het risico is bij het voortijdig beëindigen van het arbeidscontract

Soms komt het voor dat een werknemer ontslag wil nemen, maar nog wel een leasecontract heeft lopen. Leg in de autoregeling duidelijk vast wat het risico is als een werknemer ontslag neemt, welke stappen moeten worden ondernomen bij ontslag en wat dit voor de werknemer en het leasecontract betekent.

7. Stel een gebruikersovereenkomst op

Zorg ervoor dat voordat de werknemer een leaseauto gaat rijden hij de autoregeling heeft doorgelezen en een gebruikersovereenkomst ondertekent.